你需要确认一下你们公司的VISA使用条例，看看是不是所有的visa transactions 都符合条例。

一般情况，VISA卡的持有者在收到statement以后，需要本人准备一份 visa使用report。持卡人需要逐条列明: 使用时间， vendor name， 简述原因。并在这一份report后面附上原始收据，并且在report上面签名确认。这份report需要持卡人的上司，或者特定的授权人review,并且签字同意。然后你看到有双方的签字确认以后，才可以进行付款。

这个只是一般的流程，各个公司一般都有详细的VISA 使用，reconcile，付款流程。原则上，所有没有经过上司批准确认的transaction也要计入系统，因为这个tran已经发生了。但是，有的公司会要求未经批准的花费算作持卡人个人的liability,这个就需要单独记录了。如何记录，还是要按照公司章程来。

VISA花费一般是个比较敏感，而且容易出问题的地方。你最好请教你的上级有关这类的公司章程，以免背锅。